COMO CREAR UNA COOPERATIVA

1ero. De acuerdo a Ley Especial de Asociaciones Cooperativas vigente (Decreto 1440) Cinco personas pueden conformar una Cooperativa “Art. 16 de la LEAC” (pero si el proyecto es de cierta envergadura, los organismos de crédito, especialmente los del Estado, exigen un número de doce (12) personas como mínimo) que compartan una idea o proyecto productivo, o de servicio. Previamente deben escoger tres (3) nombres, seleccionados por los promotores de la Cooperativa, de los cuales SUNACOOP va a autorizarle uno y el cual servirá para identificar La Cooperativa en formación. De común acuerdo entre las personas que van a integrar la Cooperativa, llenan una planilla de solicitud de reserva de nombre (se solicita en SUNACOOP) La firman y acompañan las fotocopias de sus cédulas legibles y ampliadas en un 25%, uno de los solicitantes debe liderizar la solicitud y la reserva vendrá a su nombre. Cumplido este requisito deben entregar estos recaudos en la misma oficina de SUNACOOP donde retiraron la Planilla, le deben sacar una Fotocopia a la Planilla para que se la firmen en SUNACOOP como recibida y entre 10 a 15 días deben tener respuesta del nombre autorizado

2do. Las oficinas de SUNACOOP (Regularmente funcionan en el INCES) al darle respuesta entre 8 a 10 días hábiles, le será entregada la Constancia de aprobación del nombre al Promotor de la Cooperativa, indicándole cual nombre de los postulados ha sido aprobado, luego de recibir esa Constancia, los solicitantes tienen 90 días calendario (sin prorroga) para convocar a una reunión Fundacional y constituir la Cooperativa de acuerdo a lo establecido en los Artículos 9, 10, y 11 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas (LEAC por sus siglas) y cuyo contenido estatutario será lo expresado en los Artículos 13 y 14 de la LEAC

3er. Ya definidos los Estatutos y debatidos entre los Asociados fundadores de acuerdo a los intereses particulares de la Cooperativa, si alguno de los asociados tienen la suficiente habilidad para redactar el documento lo puede hacer, de no ser así debe solicitar el asesoramiento apropiado de un experto en Cooperativas entre los profesionales de la Administración, Contaduría o un Abogado, (No todos son expertos y son muchos los errores que se han cometido en la redacción de las actas Constitutivas) este documento debe ser firmado por un Abogado, deben cancelarle sus honorarios y el visado al Colegio de abogados (Art.22 Ley del Servicio del Registro y Notariado) correspondiente al 10% de los Honorarios según tarifa Oficial del Colegio de Abogados, estos pagos no están contemplados en el contenido del Art. 12 de Ley Especial de Asociaciones Cooperativas Lo exonerado a las Cooperativas de acuerdo al Artículo 12 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, son los gastos de registro, es decir lo que se debe pagar en el Registro Inmobiliario o Subalterno en donde este domiciliada la Cooperativa.

4to. Sugerencia muy importante, antes de presentar el Acta Constitutiva a la OFICINA INMOBILIARIA DE REGISTRO O REGISTRO SUBALTERNO del Domicilio de la Cooperativa, llévenla a la oficina de SUNACOOP, allí hay abogados, que le puede hacer correcciones a la misma si existieran errores, y así se evitan tener que estar corrigiendo el Acta Constitutiva con nuevas actas extraordinarias, lo que ocasiona más gastos y pérdida de tiempo, la OFICINA INMOBILIARIA DE REGISTRO O REGISTRO SUBALTERNO, revisa solamente lo básico, no detalla y se pasan cosas importantes como: disparidad entre cantidades del Capital, salto de ordinales, números de cedulas, concordancia de los certificados etc. Etc. la revisión en SUNACOOP es de LUNES a VIERNES, con el Acta Constitutiva revisada en SUNACOOP (firmada por un Abogado y Visada) se debe llevar a la Oficina Inmobiliaria de Registro o Registro Subalterno del Municipio donde tenga su domicilio la Cooperativa para su debida protocolización, dicha Acta (Original y dos (2) Fotocopias) debe ser acompañada con las fotocopias legibles de las Cédulas de los Asociados y la Constancia Original de la Reserva del nombre (la que les entrego SUNACOOP), deben sacarle varias copias, a la Constancia de la Reserva del Nombre, las van a necesitar. El Registro les fijará una fecha en un lapso de 10 días para que firme los que quedaron autorizados en el Acta Constitutiva, (En las disposiciones transitorias) Recomendación: Deben ser dos, maximo tres asociados, por Ejmp. De la Instancia de Administración El Presidente y el Tesorero

5to. Retirada el Acta Constitutiva del Archivo de la oficina Inmobiliaria o registro subalterno, entrar en la Pagina WEB http://www.seniat/.gov.ve y registrarla como Empresa Jurídica, imprima la planilla que genera la página WEB del SENIAT y llevarla físicamente con Fotocopias de las Cédulas y los RIF personales de cada Asociado,(si son muchos se llevan los Principales) a la Oficina correspondiente del SENIAT de su localidad, conjuntamente con una copia simple del Acta Constitutiva (Las Cooperativas no están obligadas a Publicar su Acta Constitutiva) al recibir el Registro de Información Fiscal (RIF) se deben dirigir a la Oficina de SUNACOOP para cumplir con el Articulo 11 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas (LEAC), esto es indispensable ya que de esta forma la Cooperativa queda registrada en SUNACOOP y le enviaran el Nº de Expediente que le corresponda como Cooperativa (entre 10 a 15 días) Número que siempre será solicitado por las Entidades Crediticias u Organismos del Estado y que igualmente se debe usar para cualquier gestión ante La Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP)

6to. Deben comprar los Libros de la Cooperativa y solicitar su sellado en la Notaría Pública de su domicilio, son seis (6) Libros Sociales y tres (3) Contables Distribuidos así: uno (1) para Actas de Asambleas ordinarias y extraordinarias, uno (1) para Asistencias a las Asambleas, uno (1) para el Registro de Asociados (lleva un rayado especial) sugerencia no deben comprar el de Accionistas que venden para las Empresas y tres (3) de Actas para las Instancias de Administración, Educación Control y Evaluación. este servicio de sellado de los Libros hay que pagarlo. Sugerencias para la Compra de los Libros: LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEAS, si la Cooperativa es de 5 personas es suficiente con un Libro de 100 folios, si es una Cooperativa con un movimiento de Mediano a Grande, se debe comprar el Libro de 200 a 400 folios LIBRO DE REGISTRO DE ASOCIADOS, igualmente si es 5 asociados es suficiente de 100 folios, para Cooperativas más grandes 200 a 300 folios. LIBRO DE ACTAS DE LAS INSTANCIAS MINIMO DE 100 folios LOS CONTABLES deben comprarlos así: LIBRO DIARIO 2 COLUMNAS si es de actividad baja 100 folios, Cooperativa con actividad Mediana a Grande 200 folios LIBRO DE BALANCES E INVENTARIOS (3 Columnas) si la actividad es baja 100 folios, Cooperativas con actividad Mediana a Grande 200 folios LIBRO MAYOR (3 columnas) si la actividad es baja 100 folios, Cooperativas Mediana a Grande 400 folios, es conveniente el sellado de una sola vez, si es posible. En caso contrario sellar primero ACTA DE ASAMBLEAS, ASISTENCIAS, REGISTRO DE ASOCIADOS Y LOS TRES CONTABLES.

COMPRA DE LIBROS PARA LAS COOPERATIVAS
DE CINCO (5) ASOCIADOS

USO Y DESCRIPCION DE LOS LIBROS

1. Actas de Asambleas: Libro de suma importancia, ya que este Libro va a reflejar todos los acontecimientos de la Cooperativa desde su Constitución, debe ser llevado con la mayor pulcritud evitando rayones, enmiendas etc. la persona escogida para transcribir las Actas debe dentro de lo posible escribir legiblemente (que se entienda lo que escribe) si ocurre algún error de transcripción y se equivoca en alguna frase, el error cometido se debe colocar entre paréntesis () e inmediatamente escribir al lado la palabra o frase correcta, si el error se descubre después de finalizada el acta, en la próxima reunión ordinaria o extraordinaria, se debe poner como un punto de agenda y corregir lo que ha sido erróneamente transcripto. En el Libro de Actas de Asambleas, solo debe firmar el Presidente o Presidenta y el Secretario o Secretaria, mas nadie, los Asociados asistentes firman en el Libro de Asistencia de Asambleas.n este Libro y en cada Asamblea que se realice sea Ordinaria o Extraordinaria deben firmar los Asociados Asistentes.

3. Registro de Asociados: El Secretario o Secretaria, debe llevar este Libro, con los datos más importantes del Asociado.
4. Instancia de Administración: En este Libro se debe transcribir todas y cada una de las reuniones de trabajo de la Instancia de Administración, de aquí se obtienen los datos para elaborar la Memoria y Cuenta, que debe presentar la Instancia al final del Ejercicio, es importante que esta Instancia se reúna por lo menos una (1) vez al mes para tratar todo lo concerniente al manejo y dirección de la Cooperativa.

5. Instancia de Educación: Igualmente el objetivo de este Libro es transcribir los planes, proyectos educativos y actividades conexa con el entrenamiento y adoctrinamiento del Cooperativismo, la Instancia de Educación se debe reunir igualmente por lo menos una vez al mes.

6. Instancia de Control y Evaluación: El Contralor y su equipo de trabajo, deben ejercer una supervisión para que las Instancias de la Cooperativa, cumplan con su objetivo, apoyándolos en su gestión para que los Asociados tenga oportunas repuestas a sus planteamientos enmarcados dentro de la Ley.

7. Libros Contables: Serán llevados de acuerdos a las normas generalmente aceptadas de Contabilidad, es Competencia del Tesorero o Coordinador de Finanzas.

7mo. Deben elaborar o preparar un Balance de Apertura, se los van a pedir, deben solicitar una Constancia de no Afiliado al IVSS mientras no tenga actividad económica, incorporar asociados si tener actividad económica puede ocasionarles facturación del IVSS. Inscribir la Cooperativa en el INCES hay que hacerlo en la página WEB http://www.inces/.gov.ve, y presentar físicamente los documentos que se generan (La planilla de Inscripción) conjuntamente con los solicitados en dicha página a la Oficina del INCES. Igualmente deben inscribirse en el Ministerio del Trabajo http://www.mintra/. gov.ve para la obtención del NIL (Numero de Información Laboral) y obtener posteriormente la solvencia laboral, se dice que las Cooperativas no las necesitan, pero la mayoría de los entes gubernamentales entre sus requisitos la piden. (Muy importante no cobran sin la Solvencia Laboral) Si van a participar en Licitaciones o Contrataciones con el Estado (Gobernaciones, Alcaldías, PDVSA) necesitan obligatoriamente inscribirse en el Registro Nacional de Contratistas (RNC) vía Internet, no es difícil pero si no son muy expertos deben buscar asesoramiento.

8vo. Activar la Instancia de Educación y buscar quien les dicte cursos de Cooperativismo (Los pueden solicitar en SUNACOOP) para que sepan cuáles son los alcances de esta nueva modalidad empresarial, recuerden que están compitiendo con Empresas de Capital, la mayoría bien preparadas o por lo menos con un buen plantel de profesionales pagados. EL ÉXITO DEPENDEN DE LA PREPARACION DE USTEDES MISMOS (si no la tienen) HAY QUE ADQUIRIRLA Es importante mencionarles que aun cuando una Cooperativa después de ser debidamente registrada y no inicia operaciones de manera regular, es decir no hay actividad económica, deben iniciar la activación de la Instancia de Educación (Escuela Cooperativa) ya que esta actividad Social forma parte de las Cooperativas aun sin tener actividad económica, se deben programar Cursos y Talleres, que capaciten a los Asociados en un mejor y mayor conocimiento de lo que es el Cooperativismo, y que esta reseña de actividades forma parte del informe semestral de la Instancia de Educación. Igualmente todas las gestiones que realice cualquier Instancia en la búsqueda de Oportunidades para la Cooperativa, debe ser reseñada en las actas de reuniones de trabajo, con la finalidad de ser reflejada en su Memoria y Cuenta al final del año.

9no. Es necesario saber que las Cooperativas están fiscalizadas por SUNACOOP y esta Institución exige una serie de documentos que ustedes deben consignar en determinadas fechas y que son de obligatoria observancia, de lo contrario se exponen a las sanciones que establece la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas (LEAC)

Lo primero presentar el Acta Constitutiva dentro de los 15 días siguiente a su registro (Art. 11 LEAC), conjuntamente con todas las Fotocopias de las cédulas de los Asociados, el RIF y la Carta de Reserva de Nombre (debe ser una Fotocopia porque el original lo dejaron en el Registro), con esto obtienen el Nº de Expediente de SUNACOOP, Semestralmente deben consignar un Balance de Comprobación, con la conciliación Bancaria del último mes y sus soportes Bancarios si han tenido actividad económica, las cuentas del Balance deben estar codificadas de acuerdo al plan único de cuentas de SUNACOOP, si no lo tienen lo pueden solicitarlo a SUNACOOP. Cada seis (6) meses, deben presentar un listado de los Asociados activos que estén trabajando en la Cooperativa, Atención, ademas de los cargos de directiva, deben mencionar los cargos de trabajo, es decir lo que hace en la Cooperativa, un Asociado pueden ser el Presidente de la Cooperativa, pero ejerce el trabajo de Chofer, pues ese cargo, el de chofer, se deben colocar al lado del cargo que ejerce en la directiva, sí la Tesorera, es Costurera o Cocinera, ese es el cargo que debe ser colocado en la lista y así sucesivamente. Ese listado debe llevar también el Nº de Cédula y la fecha de Ingreso a la Cooperativa. Se debe preparar un Plan de Actividades y su Presupuesto para cada año, Es conveniente que esta programación se realice en el último trimestre del año en curso y se deje aprobado El Plan de Actividades y Presupuesto en Asamblea, para ejecutarlos de acuerdo al cronograma de actividades aprobado para el siguiente año.

Al finalizar el ejercicio fiscal (del 1 de Enero al 31 de Diciembre de cada año) se debe realizar en los tres primeros meses posteriores al cierre del ejercicio, una Asamblea Ordinaria, que debe estar contemplada en los Estatutos, para aprobar o no, El Balance y sus Anexos, que además de los mencionados estados financieros, se incluya las memorias o reseñas de las Actividades de cada una de las Instancias, Nombrar los sustitutos de aquellos Directivos que hayan culminado su periodo en el ejercicio de sus funciones como tal o en su defecto ratificarlos en su cargos si es el caso, igualmente esta Asamblea puede dar ingreso a nuevos asociados y tratar todos los asuntos que a juicio de los Asociados se deban programar para el año que se inicia.

10mo. COMPROMISOS DE LAS COOPERATIVAS CON SUNACOOP

EN/FEB/MAR/ABR/MAY/JUN (Primer Semestre)

1º.- En el lapso de Enero a Marzo, se debe llevar a cabo la Asamblea Ordinaria, donde se aprobará la gestión administrativa del año fiscal que finalizó en el mes de diciembre conjuntamente con los estados financieros aprobados en asamblea

2º En el mes de Julio se debe entregar el informe de la Instancia de Educación, el balance de comprobación del 1er semestre y la conciliación bancaria del mes de Junio con sus soportes si ha tenido actividad económica, listado de asociados activos con sus cargos y el trabajo que ejecutan en la Cooperativa y llevarlo a SUNACOOP Nota: Todo Balance debe ir codificado de acuerdo al plan único de cuentas de SUNACOOP

JUL/AGO/SEP/OCT/NOV/DIC (Segundo Semestre)

1º.- En el mes de Enero se debe entregar el informe de la Instancia de Educación, el balance de comprobación del 2do. Semestre y la conciliación bancaria del mes de Diciembre con sus soportes si ha tenido actividad económica, listado de asociados activos con sus cargos y el trabajo que ejecutan en la Cooperativa

2º Las memorias y cuentas de todas las instancias, el plan de actividades y el presupuesto del próximo año aprobado en Asamblea.

En Caracas Puedes ubicar la sede de Sunacoop en la Av. Urdaneta, esquina de Marrón a Cují, Edificio Seguros Caracas, torre norte, al lado de General Import. Tlf. 0212-5643256/5645079/5641733/5642312/5642887 y 5644837

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